نصب و راه اندازی نرم افزار اندنوت (EndNote)
اولین گام، تهیه و نصب نرم افزار اندنوت بر روی سیستم شخصی شماست. این نرم افزار معمولا از طریق دانشگاه ها یا به صورت خرید مستقیم در دسترس است. پس از نصب، برنامه را اجرا کنید. در اولین اجرا، گزینه هایی برای ساخت کتابخانه جدید (Create a new library) یا باز کردن کتابخانه موجود (Open an existing library) خواهید داشت. برای شروع، گزینه ساخت کتابخانه جدید را انتخاب کنید و یک نام مناسب برای آن (مثلا “پروپوزال_پژوهشی_من”) در نظر بگیرید و محل ذخیره سازی آن را مشخص کنید.
برای آشنایی با انواع رفرنس دهی مقالات روش رفرنس دهی ونکوور و رفرنس دهی MLA در پروپوزال را مطالعه کنید.
ساخت کتابخانه منابع (Library)
کتابخانه اندنوت شامل مجموعه ای از مراجع است که اطلاعات کامل هر منبع (نویسنده، عنوان، سال انتشار، چکیده، مجله و…) در آن ثبت شده است. پس از ساخت کتابخانه، مهم است که آن را سازمان دهی کنید. می توانید پوشه ها یا گروه هایی (Groups) برای دسته بندی منابع بر اساس فصل های پروپوزال یا موضوعات مرتبط ایجاد نمایید تا دسترسی به آن ها آسان تر شود.
وارد کردن منابع به کتابخانه اندنوت (Importing References)
منابع را می توانید به روش های مختلفی وارد کتابخانه خود کنید:
- دستی: با انتخاب گزینه “New Reference” و پر کردن فیلدهای مربوط به هر منبع.
- از فایل: با دانلود فایل های مرجع (مثلا با فرمت .ris یا .enl) از پایگاه های داده علمی مانند Scopus، Web of Science یا Google Scholar و سپس وارد کردن آن ها به اندنوت.
- با استفاده از پلاگین مرورگر: برخی از افزونه های مرورگر امکان ذخیره مستقیم منابع را از وب سایت ناشران یا پایگاه های داده فراهم می کنند.
تکمیل اطلاعات منابع وارد شده
پس از وارد کردن هر منبع، مهم است که تمامی فیلدهای اطلاعاتی آن را به دقت بررسی و تکمیل کنید. اطمینان حاصل کنید که نام نویسندگان، سال انتشار، عنوان دقیق مقاله یا کتاب، نام مجله، شماره جلد و صفحات به درستی ثبت شده اند. اطلاعات ناقص یا نادرست می تواند در مرحله تولید خودکار فهرست مراجع مشکل ایجاد کند. برخی منابع ممکن است نیاز به ویرایش دستی جزئیات داشته باشند تا با فرمت مورد نظر شما مطابقت پیدا کنند.
آشنایی با استایل های رفرنس دهی (Citation Styles)
اندنوت از هزاران استایل رفرنس دهی مختلف پشتیبانی می کند (مانند APA، MLA، IEEE، Vancouver و…). شما باید استایلی را انتخاب کنید که دانشگاه یا مجله مقصد شما برای پروپوزال یا مقاله درخواست کرده است. برای انتخاب استایل، به منوی “Edit” > “Output Styles” > “Open Style Manager” بروید و استایل مورد نظر خود را انتخاب یا دانلود کنید.
نصب پلاگین EndNote برای Microsoft Word
برای اینکه بتوانید مستقیما از داخل ورد از اندنوت استفاده کنید، باید پلاگین آن را نصب کنید. معمولا هنگام نصب اندنوت، این پلاگین نیز به صورت خودکار در ورد نصب می شود. در ورد، به تب “EndNote” بروید. اگر این تب را مشاهده نکردید، نیاز است که پلاگین را به صورت دستی نصب کنید. این پلاگین به شما امکان می دهد تا به راحتی منابع را جستجو، انتخاب و در متن درج نمایید.
درج استناد در متن پروپوزال (Inserting Citations)
در حین نگارش پروپوزال، هرگاه به اطلاعاتی از یک منبع ارجاع می دهید، باید آن را در متن ذکر کنید. برای این کار طبق جدول زیر عمل کنید:
| مراحل | توضیح |
| 1 | نشانگر ماوس را در انتهای جمله یا پاراگرافی که نیاز به ارجاع دارد قرار دهید. |
| 2 | سپس به تب “EndNote” در ورد رفته و روی “Insert Citation” کلیک کنید.
|
| 3 | در پنجره باز شده، نام نویسنده یا کلیدواژه ای از عنوان منبع را جستجو کنید |
| 4 | منبع مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و روی “Insert” کلیک کنید |
| 5 | اندنوت به صورت خودکار ارجاع را مطابق استایل انتخابی شما درج می کند. |
افزودن یادداشت به استناد (Adding Notes to Citations)
گاهی لازم است هنگام درج استناد، توضیحات یا شماره صفحه خاصی را نیز اضافه کنید:
- پس از درج استناد روی ارجاع درج شده در متن کلیک کنید تا انتخاب شود.
- سپس دوباره روی “Insert Citation” کلیک کنید.
- در پنجره باز شده، در فیلد “Pages”، شماره صفحه مورد نظر را وارد کنید.
- همچنین می توانید در فیلد “Prefix” یا “Suffix” توضیحات کوتاهی اضافه نمایید.
این کار به خواننده کمک می کند دقیقا به بخش مورد نظر در منبع ارجاع داده شود.
مدیریت ارجاعات در متن
با پیش رفتن نگارش، ممکن است نیاز باشد ارجاعات را ویرایش یا حذف کنید. برای این کار، روی ارجاع مورد نظر در متن کلیک کنید. سپس روی “Edit & Management Citations” در تب EndNote کلیک کنید. در پنجره باز شده می توانید ارجاعات را حذف کنید، شماره صفحه را تغییر دهید، یا چند ارجاع را ادغام نمایید. از بهترین انواع رفرنس دهی برای انجام با اند نوت روش رفرنس دهی IEEE و رفرنس دهی شیکاگو می باشد.
تولید خودکار فهرست مراجع (Generating Bibliography)
پس از اتمام نگارش پروپوزال و درج تمام استنادات لازم، نوبت به ایجاد فهرست منابع می رسد. اندنوت این کار را به صورت خودکار و بر اساس تمام ارجاعاتی که در متن درج کرده اید، انجام می دهد. در تب EndNote، روی گزینه “Insert Bibliography” کلیک کنید. اندنوت به صورت خودکار فهرستی از تمام منابع استفاده شده در متن را، مطابق با استایل انتخابی شما، در انتهای پروپوزال ایجاد می کند.
به روز رسانی فهرست مراجع پس از تغییرات
هر زمان که تغییری در متن پروپوزال ایجاد کردید، مانند افزودن یا حذف ارجاعات، یا تغییر استایل، لازم است فهرست مراجع را به روز رسانی کنید. روی فهرستی که اندنوت ایجاد کرده است کلیک کنید و سپس گزینه “Update Citations and Bibliography” را از تب EndNote انتخاب نمایید. این عمل تضمین می کند که فهرست مراجع همیشه با متن اصلی شما مطابقت داشته باشد و هیچ منبعی از قلم نیفتاده یا منبع اضافی درج نشده باشد.
خروجی گرفتن از پروپوزال با فرمت نهایی
پس از اتمام کار و اطمینان از صحت تمام ارجاعات و فهرست مراجع، می توانید پروپوزال خود را ذخیره کنید. توصیه می شود که اندنوت را از حالت “Tracking changes” خارج کنید و سپس یک نسخه نهایی از فایل ورد را ذخیره کنید. همچنین می توانید فایل را به فرمت PDF تبدیل کنید تا از هرگونه تغییر ناخواسته در فرمت بندی در سیستم های مختلف جلوگیری شود. اطمینان از اینکه همه ارجاعات و فهرست مراجع به درستی در نسخه نهایی انجام پروپوزال نمایش داده می شوند، گام نهایی شماست.
